Sử dụng văn phòng phẩm thế nào để tiết kiệm nhất ? (phần 1)

Văn phòng phẩm là những vật dụng vô cùng thiết yếu ở văn phòng, chúng giúp đỡ nhân viên văn phòng thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn và đa phần có kích thước nhỏ, và những vật dụng tuy nhỏ bé này nếu không biết cách sử dụng tiết kiệm cũng có thể gây tiêu tốn khá nhiều cho chi phí chi tiêu cho văn phòng phẩm của doanh nghiệp bạn. Vậy phải mua sắm và sử dụng văn phòng phẩm như thế nào để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí? Hãy xem bài biết dưới đây để tìm hiểu nhé.

Làm sao để tiết kiệm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp ?

Mua sắm văn phòng phẩm theo nhu cầu

Trước khi lên đường đi mua sắm, bạn hãy lập danh sách những thứ mà doanh nghiệp cần mua, Khi làm điều này, ngoài việc giúp bạn kiểm soát được số lượng, chủng loại các đồ dùng có nhu cầu mua, để tránh việc mua văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí, thì còn giúp bạn dự đoán trước chi phí mua sắm, từ đó đưa ra giải pháp chi tiêu phù hợp với ngân sách cho phép. Lời khuyên là bạn nên hỏi và khảo sát các trưởng bộ phận, phòng ban để biết nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng bộ phận, phòng ban để lập được danh sách tốt và chính xác nhất.

Lưu trữ văn phòng phẩm gọn gàng

Đồ dùng văn phòng phẩm cần được đặt ở một nơi nhất định, sắp xếp gọn gàng. Việc lưu trữ cẩn thận này sẽ giúp bạn theo dõi số lượng văn phòng phẩm còn hay hết, để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không, cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.

Đưa ra hạn mức sử dụng văn phòng phẩm

Đây là việc cần làm của phòng hành chính, cần xem xét và đưa ra định mức cho mỗi loại văn phòng phẩm và mỗi phòng ban riêng, quy theo định mức đó mà cấp phát, và kiểm soát số lượng văn phòng phẩm. Cuối mỗi quý, phòng hành chính nên rà soát lại xem định mức sử dụng văn phòng phẩm và nhu cầu sử dụng của từng phòng ban, từ đó đánh giá xem định mức này đã hợp lý chưa, cắt giảm hoặc bổ sung cho phù hợp.