Cách in 4 trang nhỏ trên giấy A4 để đóng sách

Cách in 4 trang nhỏ trên giấy A4 để đóng sách

Nếu bạn đang vận hành thường xuyên chiếc máy in laser thì nên tìm hiểu kỹ về các tính năng in ấn của nó. Tiếp theo những mẹo nhỏ sử dụng máy in đã giới thiệu trước đó, hôm nay chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ cách in 1 mặt giấy 2 trang, 4 trang, 6 trang tùy ý. Nó giúp bạn làm gọn lại tài liệu, tiết kiệm giấy in và rất thích hợp với nhu cầu đóng sách.

Hướng dẫn cách in 1 mặt giấy 2 trang, 4 trang trong Words

Đối với nhiều người không thường xuyên in ấn thì khi in từ máy tính họ chỉ cần chọn biểu tượng máy in, nhấn nút in theo một chế độ đã được thiết lập sẵn. Nhưng nếu bạn muốn in 2 trang, 4 trang trên một mặt giấy in thì sẽ phải thực hiện thêm nhiều thao tác hơn. Cách in như sau:

Tại file words, nhấn tổ hợp phím Ctrl+ P để màn hình hiện ra bảng Setting máy in. Vào phân mục Pages per sheet để xổ chọn số trang in trên một tờ giấy in A4.

Hướng dẫn cách in 1 mặt giấy 2 trang, 4 trang trong Excel

Tại file excel thì cách làm cũng tương tự bên words: Ấn Ctrl+P > Trong phần Setting chọn mục properties> ở phần pages setup/ page layout/ chọn số pages per sheet bạn muốn in.

Những lưu ý nhỏ khi in

Nếu có nhu cầu in thành sách thì bạn sẽ in các trang liên tiếp trên 1 tờ giấy, lúc gập đôi tờ A4 bạn sẽ đóng chúng thành sách. Chúng tôi khuyên bạn nên tính cách in các trang tương ứng trên sheet và bố trí chúng hợp lý để có thể gập 3-4 tờ thành một gáy sách để có đủ độ dày tránh bị rách gáy.

Ví dụ: Bạn chọn in (với giả sử 3 tờ được 1 gấp) trang 1và 6 trên 1 trang A4, tiếp đó là 2 và 5 rồi tới 3 và 4. Khi xếp chúng chồng lên nhau và gập đôi một lúc 3 tờ thì bạn sẽ được các trang in lần lượt từ 1-6 với cái gáy sách dày 3 tờ/ gấp. Hơn nữa, để thứ tự các trang đúng thì bạn cũng cần in và sắp xếp cẩn thẩn.

Sử dụng văn phòng phẩm thế nào để tiết kiệm nhất ? (phần 2)

Sử dụng văn phòng phẩm thế nào để tiết kiệm nhất ? (phần 2)

Văn phòng phẩm là những vật dụng vô cùng thiết yếu ở văn phòng, chúng giúp đỡ nhân viên văn phòng thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn và đa phần có kích thước nhỏ, và những vật dụng tuy nhỏ bé này nếu không biết cách sử dụng tiết kiệm cũng có thể gây tiêu tốn khá nhiều cho chi phí chi tiêu cho văn phòng phẩm của doanh nghiệp bạn. Vậy phải mua sắm và sử dụng văn phòng phẩm như thế nào để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí? Hãy xem phần 2 của bài biết này dưới đây để tìm hiểu nhé.

Tiết kiệm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp là điều nên làm

Tái sử dụng văn phòng phẩm khi có thể

Nghe đến việc tái sử dụng có thể nhiều người sẽ cảm thấy khó khăn nhưng thực tế thì lại vô cùng đơn giản vì rất nhiều văn phòng phẩm có thể được tái sử dụng, bằng cách tái sử dụng  văn phòng phẩm, bạn có thể vừa chung tay giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp mà lại vừa bảo vệ môi trường. Đối với các loại giấy in, giấy photocopy sau khi in xong thì chúng ta có thể tận dụng lại các tờ giấy mới sử dụng một mặt, và dùng mặt trắng còn lại để làm giấy nháp cũng như in ấn các tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty có thể đặt thùng dán nhãn “ giấy tái chế” ở gần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy… để nhắc nhớ các nhân viên sử dụng tiết kiệm giấy.

Thêm vào đó, cũng nên khuyến khích mọi người chia sẻ những vật dụng có thể dùng chung được như: kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, cặp giấy… để tận dụng tối đa tiện ích của món văn phòng phẩm đó để giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.

Luôn ưu tiên chọn lựa những loại văn phòng phẩm có chất lượng tốt

Ông bà ta đã từng có câu “tiền nào thì của nấy” nếu chỉ vì ham những sản phẩm có giá rẻ mà không chú ý đến chất lượng, độ bền của nó thì bạn cần nên nhìn nhận lại khoản chi phí thực sự mà mình đã bỏ ra cho những sản phẩm này. Việc mua văn phòng phẩm giá rẻ chỉ giúp bạn tiết kiệm được chi phí trước mắt, nhưng về lâu dài, những đồ văn phòng phẩm này rất dễ hư hỏng, thiếu tính chuyên nghiệp và gây tốn thêm chi phí mua mới nữa. Chi phí mua đi mua lại các sản phẩm giá rẻ kém chất lượng còn hao phí nhiều hơn so với việc ngay từ đầu chọn mua một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn có uy tín…

Nên chọn những nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín, có tiếng trên thị trường, để nhận biết các bạn nên xem qua thông tin về các đối tác khách hàng mà nhà phân phối đó đang làm việc hoặc các nhận xét đánh giá từ khách hàng về nhà cung cấp đó. Không nên cả tin vào những lời quảng cáo là hàng chính hãng nhưng lại có mức giá thấp hơn 10 – 20%, thậm chí là 30% so với giá thị trường. Hãy là người tiêu dùng thông minh nhé!

Sử dụng văn phòng phẩm thế nào để tiết kiệm nhất ? (phần 1)

Sử dụng văn phòng phẩm thế nào để tiết kiệm nhất ? (phần 1)

Văn phòng phẩm là những vật dụng vô cùng thiết yếu ở văn phòng, chúng giúp đỡ nhân viên văn phòng thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn và đa phần có kích thước nhỏ, và những vật dụng tuy nhỏ bé này nếu không biết cách sử dụng tiết kiệm cũng có thể gây tiêu tốn khá nhiều cho chi phí chi tiêu cho văn phòng phẩm của doanh nghiệp bạn. Vậy phải mua sắm và sử dụng văn phòng phẩm như thế nào để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí? Hãy xem bài biết dưới đây để tìm hiểu nhé.

Làm sao để tiết kiệm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp ?

Mua sắm văn phòng phẩm theo nhu cầu

Trước khi lên đường đi mua sắm, bạn hãy lập danh sách những thứ mà doanh nghiệp cần mua, Khi làm điều này, ngoài việc giúp bạn kiểm soát được số lượng, chủng loại các đồ dùng có nhu cầu mua, để tránh việc mua văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí, thì còn giúp bạn dự đoán trước chi phí mua sắm, từ đó đưa ra giải pháp chi tiêu phù hợp với ngân sách cho phép. Lời khuyên là bạn nên hỏi và khảo sát các trưởng bộ phận, phòng ban để biết nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng bộ phận, phòng ban để lập được danh sách tốt và chính xác nhất.

Lưu trữ văn phòng phẩm gọn gàng

Đồ dùng văn phòng phẩm cần được đặt ở một nơi nhất định, sắp xếp gọn gàng. Việc lưu trữ cẩn thận này sẽ giúp bạn theo dõi số lượng văn phòng phẩm còn hay hết, để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không, cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.

Đưa ra hạn mức sử dụng văn phòng phẩm

Đây là việc cần làm của phòng hành chính, cần xem xét và đưa ra định mức cho mỗi loại văn phòng phẩm và mỗi phòng ban riêng, quy theo định mức đó mà cấp phát, và kiểm soát số lượng văn phòng phẩm. Cuối mỗi quý, phòng hành chính nên rà soát lại xem định mức sử dụng văn phòng phẩm và nhu cầu sử dụng của từng phòng ban, từ đó đánh giá xem định mức này đã hợp lý chưa, cắt giảm hoặc bổ sung cho phù hợp.

Sử dụng hiệu quả và cách bảo quản máy tính Casio

Sử dụng hiệu quả và cách bảo quản máy tính Casio

Chiếc máy tính Casio bỏ túi nhỏ gọn luôn là một vật dụng văn phòng phẩm quen thuộc của người làm công việc tính toán trong văn phòng, đặc biệt là những người thường xuyên phải làm việc với các con số như kế toán, thủ kho, thu ngân… Tuy nổi tiếng về độ bền bỉ, nhưng để nâng cao tuổi thọ chiếc máy tính bỏ túi của mình đến mức tối đa, bạn nên tham khảo những mẹo dưới đây để sử dụng và bảo quản các loại máy tính bỏ túi của hãng Casio một cách tốt nhất. Hãy nhanh chóng lượm lặt và ghi nhớ những điều sau !

Máy tính bỏ túi - văn phòng phẩm tiện lợi

• Luôn luôn khởi động máy bằng phím ON/AC
• Thay pin đều đặn ít nhất 3 năm 1 lần ngay cả khi máy hoạt động bình thường, không có dấu hiệu hết pin. Không nên để pin hết năng lượng khi đang ở trong máy, vì pin chết có thể rò rĩ gây hư máy và tính toán sai.
• Pin kèm theo khi mới mua máy có thể bị giảm năng lượng trong quá trình vận chuyển và lưu kho. Vì thế chúng ta nên lưu ý thay pin sớm hơn tuổi thọ của pin.
• Không được làm rơi máy hay tác động mạnh vào máy, bẻ vặn cong máy, hoặc bỏ máy vào túi quần những nơi chật chội có thể làm cong máy.
• Không tự ý tháo máy ra hay dùng đầu bút bi, vật nhọn để ấn phím.
• Không nên sử dụng và để máy tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời , gần cửa sổ, lò sưởi hay bất cứ nơi nào có nhiệt độ cao. Độ nóng có thể gây biến màu , biến dạng vỏ máy hư hỏng các mạch điện tử bên trong.
• Tuy nhiên, ở nhiệt độ quá thấp thì lại có thể gây nên chậm hiển thị hay hoàn toàn không hiển thị và làm giảm tuổi thọ của pin.
• Một điều nên tránh nữa là không nên sử dụng và cất máy ở nơi có độ ẩm cao và bụi bặm, điều kiện môi trường như vậy có thể gây hư hỏng bo mạch bên trong máy.
• Dùng vải mềm, khô để lau sạch bên ngoài máy. Nếu máy bị dơ bạn có thể lau sạch bằng vải hơi ẩm với một ít nước hoặc chất tẩy nhẹ, trung tính và luôn nhớ là phải vắt thật ráo khi lau. Không được sử dụng chất pha sơn, benzene hay các trợ chất dễ bay hơi để làm sạch máy, làm như vậy sẽ bị mất đi lớp in và có thể làm hỏng vỏ máy.

Giấy bút có thể bị thay thế trong thời đại công nghệ hiện đại?

Giấy bút có thể bị thay thế trong thời đại công nghệ hiện đại?

Giấy và bút là hai món văn phòng phẩm vô cùng quen thuộc và hữu ích, là phát minh vĩ đại  và cực kỳ quan trọng của nhân loại. Nhưng trong thời đại công nghệ phát triển chóng mặt như hiện này, khi thiết bị lưu trữ điện tử dần lên ngôi thì liệu những văn phòng phẩm này có bị thay thế hay không? Đây cũng là một bài toán khó dành cho các nhà sản xuất văn phòng phẩm, làm thế nào để giữ vững vị trí của mình trước khoa học kỹ thuật ngày một phát triển không ngừng?

Hai món văn phòng phẩm kinh điển

Văn phòng phẩm có trở nên lỗi thời ?

Trong công việc hằng ngày, mỗi nhân viên công sở đều có thể sử dụng máy tính, laptop hay điện thoại có kết nối internet để gửi email, báo cáo hay lập kế hoạch cho công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi. Hơn nữa là chúng ta còn có thể lưu trữ vô số thông tin, dữ liệu và có thể mở lại một cách cực kì dễ dàng, trong khi đó việc ghi chép trên giấy truyền thống thì lại khó khăn trong việc lưu trữ và có rủi ro mất thông tin tài liệu nếu không bảo quản đúng cách vì giấy có thể bị hư hại theo thời gian.

Vậy liệu giấy, bút có thể bị thay thế trong thời đại công nghệ hiện đại không?

Không thể phủ nhận những đóng góp vô cùng to lớn của công nghệ hiện đại trong đời sống của chúng ta tuy nhiên để thay thế được giấy và bút các thiết bị hiện đại còn khá nhiều việc phải hoàn thiện như: vấn đề về pin, các lỗ hổng kỹ thuật, khả năng bảo mật dữ liệu, độ an toàn với người sử dụng … Ngoài ra ở Việt Nam vẫn quen với truyền thống của dân tộc từ xa xưa, chữ viết tay luôn mang đến cảm giác gắn bó, chân thành với nhau hơn là một văn bản điện tử.

Đối tượng thường xuyên sử dụng giấy bút nhất là học sinh, sinh viên và giới văn phòng. Với những người này thì giấy, bút có giá thành thấp, mẫu mã đa dạng và dễ dàng sử dụng hơn một chiếc điện thoại hay một chiếc máy tính bảng. Bút và giấy có thể đáng tin cậy trong việc lưu trữ ngắn hạn.

Mặc dù vậy, các nhà sản xuất văn phòng phẩm đặc biệt là giấy, bút truyền thống nếu không cải tiến nhiều hơn nữa thì biết đâu truyền thống sẽ bị hiện đại vùi lấp.

Dùng giấy in nào cho máy fax

Dùng giấy in nào cho máy fax

Thị trường hiện có 2 loại máy fax phổ biến là máy fax nhiệt và máy fax đa chức năng. Vì sự phân chia này nên vật tư giấy in dùng cho 2 loại máy fax trên cũng khác nhau. Theo đó, máy fax đa chức năng sử dụng loại giấy in văn phòng thông thường còn máy fax nhiệt dùng giấy nhiệt.

Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về loại giấy in nhiệt.

Cấu tạo của giấy in nhiệt

Năm 1960, giấy in nhiệt được chế tạo lần đầu tiên và các thiết bị sử dụng loại vật tư giấy in này được giới thiệu vào năm 1969 bởi công ty Texas Instruments.

Máy fax nhiệt cũng là thiết bị in sử dụng giấy in nhiệt với phương pháp in nhiệt trực tiếp. Khi mà loại máy này được dùng phổ biến thì người ta còn gọi nó với cái tên là “giấy fax”.

Cấu tạo của giấy in nhiệt khác những loại giấy khác ở chỗ được tẩm thêm hóa chất nhạy nhiệt (hóa chất thuốc nhuộm). Khi giấy được tiếp xúc với nhiệt, nội dung in sẽ được hiển thị mà không cần nhờ đến loại mực in nào. Loại giấy in này thường được dùng với các máy in hóa đơn in ra biên lai, và nhãn.

Máy fax nhiệt in nội dung như thế nào?

Máy fax nhiệt thường có cấu tạo với một đầu in nhiệt, được thiết lập theo phần mềm để có thể tác dụng nhiệt vào đúng nơi cần in trên mặt giấy. Các lớp phủ hóa chất trên giấy sẽ trở thành màu đen, đó là nội dụng hiển thị cần thiết. Với công nghệ in này, chi phí in sẽ ít hơn rất nhiều so với máy in laser và máy in phun.

Giấy in nhiệt thường có cấu tạo dạng cuộn nhỏ gọn với 2 kích cỡ là k57 và k80. Tùy theo sự hỗ trợ của máy in hóa đơn hay máy fax để lựa chọn loại cuộn giấy in phù hợp.

Với những văn phòng chuyên fax tài liệu hàng ngày thì nên chọn loại máy fax nhiệt với chức năng fax riêng biệt. Nếu là văn phòng nhỏ cần tính linh hoạt và gọn gàng thì có thể dùng loại máy in đa chức năng bao gồm tính năng fax tài liệu. 

Bí kíp tiết kiệm chi phí cho văn phòng phẩm của doanh nghiệp

Bí kíp tiết kiệm chi phí cho văn phòng phẩm của doanh nghiệp

Đồ dùng văn phòng phẩm có thể nói là những trợ thủ đắc lực và vô cùng thiết yếu, giúp ích rất nhiều cho người làm việc văn phòng cũng như học sinh sinh viên. Để tiết kiệm tối đa chi phí mua sắm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được một số tiền đáng kể, để đầu tư vào những việc khác. Hãy thử áp dụng những tuyệt chiêu khi mua sắm và sử dụng văn phòng phẩm dưới đây.

Cẩm nang tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm của bạn

Mua sắm văn phòng phẩm số lượng lớn

Có thể nói đây là cách phổ biến và thông dụng không chỉ với mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm mà còn với mọi loại mặt hàng. Việc đặt mua văn phòng phẩm với số lượng lớn chắc chắn sẽ nhận được những mức giá ưu đãi hấp dẫn kèm với tiết kiệm chi phí vận chuyển vì không phải giao hàng nhiều lần. Để tiết kiệm, bạn có thể đặt mua định kỳ hàng tuần, hàng tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần.

Cố gắng mua sắm văn phòng phẩm vào những đợt giảm giá

Tận dụng tối đa các đợt giảm giá từ các nhà cung cấp văn phòng phẩm để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Vào các dịp đặc biệt, nhiều nhà cung cấp thường có những đợt giảm giá từ 5-10% hoặc 20%. Thậm chí bạn có thể linh động dời lịch mua văn phòng phẩm sớm hơn để có được mức giá tốt nếu vào đợt khuyến mãi đó công ty bạn chưa có nhu cầu mua văn phòng phẩm mới. Ngoài ra, bạn cũng có thể mua sắm văn phòng phẩm online để tiết kiệm chi phí vì giá mua online có thể sẽ tốt hơn, bạn cũng có thể so sánh được mức giá, biết công ty nào đang giảm giá và nhanh tay đặt mua.

Mua của nhà cung cấp văn phòng phẩm quen

Giữ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp văn phòng phẩm, sẽ giúp bạn có được mức giá ưu đãi tốt nhất. Nếu bạn là khách hàng lâu năm của một đơn vị cung cấp văn phòng phẩm thì bạn cũng dễ dàng phản hồi về sản phẩm và được nhà cung cấp nhanh chóng giải quyết hơn. Và do là đối tác lâu năm nên chất lượng sản phẩm cũng đáng tin cậy hơn.

Bổ sung văn phòng phẩm trước khi hết

Bạn không nên đợi đến khi mọi vật dụng hết hẳn mới đặt mua vì vừa làm công việc bị gián đoạn vừa dễ bị hét giá khi mua văn phòng phẩm quá gấp.  Mua định kỳ mỗi tháng một lần hoặc 3 tháng, 6 tháng một lần tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn để được mua với giá sỉ và luôn có sẵn khi cần thiết.