Giấy bút có thể bị thay thế trong thời đại công nghệ hiện đại?

Giấy bút có thể bị thay thế trong thời đại công nghệ hiện đại?

Giấy và bút là hai món văn phòng phẩm vô cùng quen thuộc và hữu ích, là phát minh vĩ đại  và cực kỳ quan trọng của nhân loại. Nhưng trong thời đại công nghệ phát triển chóng mặt như hiện này, khi thiết bị lưu trữ điện tử dần lên ngôi thì liệu những văn phòng phẩm này có bị thay thế hay không? Đây cũng là một bài toán khó dành cho các nhà sản xuất văn phòng phẩm, làm thế nào để giữ vững vị trí của mình trước khoa học kỹ thuật ngày một phát triển không ngừng?

Hai món văn phòng phẩm kinh điển

Văn phòng phẩm có trở nên lỗi thời ?

Trong công việc hằng ngày, mỗi nhân viên công sở đều có thể sử dụng máy tính, laptop hay điện thoại có kết nối internet để gửi email, báo cáo hay lập kế hoạch cho công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi. Hơn nữa là chúng ta còn có thể lưu trữ vô số thông tin, dữ liệu và có thể mở lại một cách cực kì dễ dàng, trong khi đó việc ghi chép trên giấy truyền thống thì lại khó khăn trong việc lưu trữ và có rủi ro mất thông tin tài liệu nếu không bảo quản đúng cách vì giấy có thể bị hư hại theo thời gian.

Vậy liệu giấy, bút có thể bị thay thế trong thời đại công nghệ hiện đại không?

Không thể phủ nhận những đóng góp vô cùng to lớn của công nghệ hiện đại trong đời sống của chúng ta tuy nhiên để thay thế được giấy và bút các thiết bị hiện đại còn khá nhiều việc phải hoàn thiện như: vấn đề về pin, các lỗ hổng kỹ thuật, khả năng bảo mật dữ liệu, độ an toàn với người sử dụng … Ngoài ra ở Việt Nam vẫn quen với truyền thống của dân tộc từ xa xưa, chữ viết tay luôn mang đến cảm giác gắn bó, chân thành với nhau hơn là một văn bản điện tử.

Đối tượng thường xuyên sử dụng giấy bút nhất là học sinh, sinh viên và giới văn phòng. Với những người này thì giấy, bút có giá thành thấp, mẫu mã đa dạng và dễ dàng sử dụng hơn một chiếc điện thoại hay một chiếc máy tính bảng. Bút và giấy có thể đáng tin cậy trong việc lưu trữ ngắn hạn.

Mặc dù vậy, các nhà sản xuất văn phòng phẩm đặc biệt là giấy, bút truyền thống nếu không cải tiến nhiều hơn nữa thì biết đâu truyền thống sẽ bị hiện đại vùi lấp.

Dùng giấy in nào cho máy fax

Dùng giấy in nào cho máy fax

Thị trường hiện có 2 loại máy fax phổ biến là máy fax nhiệt và máy fax đa chức năng. Vì sự phân chia này nên vật tư giấy in dùng cho 2 loại máy fax trên cũng khác nhau. Theo đó, máy fax đa chức năng sử dụng loại giấy in văn phòng thông thường còn máy fax nhiệt dùng giấy nhiệt.

Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về loại giấy in nhiệt.

Cấu tạo của giấy in nhiệt

Năm 1960, giấy in nhiệt được chế tạo lần đầu tiên và các thiết bị sử dụng loại vật tư giấy in này được giới thiệu vào năm 1969 bởi công ty Texas Instruments.

Máy fax nhiệt cũng là thiết bị in sử dụng giấy in nhiệt với phương pháp in nhiệt trực tiếp. Khi mà loại máy này được dùng phổ biến thì người ta còn gọi nó với cái tên là “giấy fax”.

Cấu tạo của giấy in nhiệt khác những loại giấy khác ở chỗ được tẩm thêm hóa chất nhạy nhiệt (hóa chất thuốc nhuộm). Khi giấy được tiếp xúc với nhiệt, nội dung in sẽ được hiển thị mà không cần nhờ đến loại mực in nào. Loại giấy in này thường được dùng với các máy in hóa đơn in ra biên lai, và nhãn.

Máy fax nhiệt in nội dung như thế nào?

Máy fax nhiệt thường có cấu tạo với một đầu in nhiệt, được thiết lập theo phần mềm để có thể tác dụng nhiệt vào đúng nơi cần in trên mặt giấy. Các lớp phủ hóa chất trên giấy sẽ trở thành màu đen, đó là nội dụng hiển thị cần thiết. Với công nghệ in này, chi phí in sẽ ít hơn rất nhiều so với máy in laser và máy in phun.

Giấy in nhiệt thường có cấu tạo dạng cuộn nhỏ gọn với 2 kích cỡ là k57 và k80. Tùy theo sự hỗ trợ của máy in hóa đơn hay máy fax để lựa chọn loại cuộn giấy in phù hợp.

Với những văn phòng chuyên fax tài liệu hàng ngày thì nên chọn loại máy fax nhiệt với chức năng fax riêng biệt. Nếu là văn phòng nhỏ cần tính linh hoạt và gọn gàng thì có thể dùng loại máy in đa chức năng bao gồm tính năng fax tài liệu. 

Bí kíp tiết kiệm chi phí cho văn phòng phẩm của doanh nghiệp

Bí kíp tiết kiệm chi phí cho văn phòng phẩm của doanh nghiệp

Đồ dùng văn phòng phẩm có thể nói là những trợ thủ đắc lực và vô cùng thiết yếu, giúp ích rất nhiều cho người làm việc văn phòng cũng như học sinh sinh viên. Để tiết kiệm tối đa chi phí mua sắm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được một số tiền đáng kể, để đầu tư vào những việc khác. Hãy thử áp dụng những tuyệt chiêu khi mua sắm và sử dụng văn phòng phẩm dưới đây.

Cẩm nang tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm của bạn

Mua sắm văn phòng phẩm số lượng lớn

Có thể nói đây là cách phổ biến và thông dụng không chỉ với mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm mà còn với mọi loại mặt hàng. Việc đặt mua văn phòng phẩm với số lượng lớn chắc chắn sẽ nhận được những mức giá ưu đãi hấp dẫn kèm với tiết kiệm chi phí vận chuyển vì không phải giao hàng nhiều lần. Để tiết kiệm, bạn có thể đặt mua định kỳ hàng tuần, hàng tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần.

Cố gắng mua sắm văn phòng phẩm vào những đợt giảm giá

Tận dụng tối đa các đợt giảm giá từ các nhà cung cấp văn phòng phẩm để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Vào các dịp đặc biệt, nhiều nhà cung cấp thường có những đợt giảm giá từ 5-10% hoặc 20%. Thậm chí bạn có thể linh động dời lịch mua văn phòng phẩm sớm hơn để có được mức giá tốt nếu vào đợt khuyến mãi đó công ty bạn chưa có nhu cầu mua văn phòng phẩm mới. Ngoài ra, bạn cũng có thể mua sắm văn phòng phẩm online để tiết kiệm chi phí vì giá mua online có thể sẽ tốt hơn, bạn cũng có thể so sánh được mức giá, biết công ty nào đang giảm giá và nhanh tay đặt mua.

Mua của nhà cung cấp văn phòng phẩm quen

Giữ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp văn phòng phẩm, sẽ giúp bạn có được mức giá ưu đãi tốt nhất. Nếu bạn là khách hàng lâu năm của một đơn vị cung cấp văn phòng phẩm thì bạn cũng dễ dàng phản hồi về sản phẩm và được nhà cung cấp nhanh chóng giải quyết hơn. Và do là đối tác lâu năm nên chất lượng sản phẩm cũng đáng tin cậy hơn.

Bổ sung văn phòng phẩm trước khi hết

Bạn không nên đợi đến khi mọi vật dụng hết hẳn mới đặt mua vì vừa làm công việc bị gián đoạn vừa dễ bị hét giá khi mua văn phòng phẩm quá gấp.  Mua định kỳ mỗi tháng một lần hoặc 3 tháng, 6 tháng một lần tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn để được mua với giá sỉ và luôn có sẵn khi cần thiết.

Những lưu ý khi thiết lập máy in dùng chung

Những lưu ý khi thiết lập máy in dùng chung

Thiết lập máy in dùng chung là cách làm được nhiều doanh nghiệp tin dùng vì tính hiệu quả và tiết kiệm của nó. Tuy nhiên, có một số máy in không hỗ trợ tính năng in mạng để bạn thực hiện thiết lập này nên lúc mua máy bạn cần lưu ý đến thông số kỹ thuật “Kết nối” của máy in.

Những lưu ý khi thiết lập máy in dùng chung

Với mạng nội bộ ở nhà hay ở các văn phòng nhỏ thì không cần máy chủ chuyên dùng quản lý in ấn, chỉ cần dùng hệ điều hành Windows để chia sẻ máy in.

Ưu tiên lựa chọn các loại máy in đi kèm chương trình cài đặt hoàn toàn tự động đối với những ai không quen với việc cài đặt. Để thiết lập máy in dùng chung mạng thì cần có địa chỉ IP, kết nối mạng LAN, mở cổng…

Nếu muốn tài liệu in từ máy tính cá nhân dùng chung mạng được bảo mật từ người dùng cần phải nhập số PIN (mã hoá cá nhân) thì máy in mới thực hiện lệnh in.

Những vấn đề về xử lý giấy in trong mạng dùng chung

Việc sử dụng mạng dùng chung sẽ kết nối nhiều máy tính có nhu cầu in ấn với nhau. Cho nên nhất thiết doanh nghiệp bạn cần chọn loại máy in có thiết kế khay chứa giấy in lớn để đáp ứng nhu cầu in ấn của nhóm. Máy in có khay giấy lớn sẽ giúp giảm bớt số lần nạp thêm giấy thường xuyên.

Nếu dùng số lượng máy in lớn trong cùng một hệ thống mạng thì lời khuyên cho doanh nghiệp là nên cài phần mềm quản lý từ xa. Việc cài đặt này cũng cần sự tương thích giữa phần mềm bạn chọn và các loại máy in đang dùng. Nhờ nó mà bạn có thể điều khiển và theo dõi hoạt động in ấn của toàn hệ thống chứ không phải lần lượt từng máy in một.

Nếu máy in bạn đang dùng không hỗ trợ in 2 mặt thì bạn có thể tìm hiểu xem có phần mềm hỗ trợ việc in trên 2 mặt giấy in hay không, nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian, vật tư giấy và tối ưu hóa việc in ấn số lượng nhiều.

Khái niệm thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm

Khái niệm thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa khái niệm thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm. Thực chất, hai khái niệm này có những điểm khác nhau và không thể xem là một được. Văn phòng phẩm chỉ là một khái niệm con của thiết bị văn phòng, bao gồm những đồ dùng phục vụ cho công việc đơn giản như bút, sổ, giấy in, ghim, kẹp bướm... Trong khi đó thiết bị văn phòng còn bao gồm cả một số loại máy văn phòng như máy in, scan, điện thoại bàn…và nội thất văn phòng như bàn, ghế, tủ...

Khác biệt giữa thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm là gì ?

Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là những đồ dùng đơn giản phục vụ cho các hoạt động văn phòng như: sổ, bút, giấy in, ghim, kẹp, băng dính, hồ dán, phong bì, túi bìa cứng, sổ cặp tài liệu,...

- Các loại giấy in, giấy photo và các loại giấy tờ văn phòng

Giấy là văn phòng phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào vì gần như tất cả các công việc văn phòng đều cần sử dụng tới giấy. Giấy được sử dụng cho nhiều mục đích in, photo, làm hợp đồng, thông báo, công văn, giấy in hóa đơn, chứng từ, tem nhãn sản phẩm…

- Các loại bút/viết

Bút (viết) cũng rất cần thiết đối với các hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào. thông dụng nhất và tiện ích nhất phải kể đến: bút (viết) bi, bút (viết) máy, bút (viết) chì, bút (viết) cắm bàn hay bút (viết) xóa, bút (viết) dạ, bút laser...

- Các loại sổ, sách văn phòng

Mọi văn phòng đều cần đến các loại sổ sách kế toán và các loại sổ ghi chú. Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ lương,.v.v. Và sổ văn phòng thường là các loại sổ nhỏ, được nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trong quá trình làm việc.

- Các folder/ bìa kẹp tài liệu

Folder/ Bìa kẹp tài liệu là đồ dùng văn phòng phẩm giúp sắp xếp, và lưu trữ các loại tài liệu, giấy tờ giữ chúng luôn gọn gàng, sạch sẽ. Vô cùng hữu ích cho các nhân viên văn phòng lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, hay trong những buổi gặp mặt, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng.

Thiết bị văn phòng

Gần giống văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết cho các hoạt động và công việc trong lĩnh vực văn phòng như các máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, máy huỷ giấy, máy đóng sách, máy ép plastic,...

- Nội thất văn phòng

Không thể không đề cập tới trong danh sách những thiết bị văn phòng quan trọng nhất, đó chính là bàn ghế làm việc và tủ văn phòng hay còn được gọi là nội thất văn phòng.

- Các loại máy văn phòng

Văn phòng hiện đại cần các loại máy văn phòng như máy tính, máy chiếu, máy in, máy photo và máy chấm công... Đây là các thiết bị văn phòng hỗ trợ công việc đạt hiệu quả hơn và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, công ty hiện đại hơn cũng như chuyên nghiệp hơn.

Đánh giá bàn cắt giấy DSB TM-20

Đánh giá bàn cắt giấy DSB TM-20

Cũng như máy in, máy photocopy, bàn cắt giấy đã trở thành một đồ dùng văn phòng phẩm hiện hữu phổ biến ở nhiều văn phòng, công ty, xưởng kinh doanh… Một chiếc máy cắt giấy hoạt động hiệu quả sẽ giúp người dùng cắt được những sản phẩm có chất lượng và đạt được số lượng lớn trong một khoảng thời gian nhanh chóng. Đặc biệt là vẫn đảm bảo được tính thẩm mỹ cho sản phẩm, giúp hoàn thiện sản phẩm trước khi đưa đến tay bạn đọc, người sử dụng.

Chiếc bàn cắt giấy DSB TM-20 là loại văn phòng phẩm đắc lực sẽ giúp bạn thực hiện tốt công việc liên quan đế giấy tờ và còn giúp đảm bảo tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức và mang lại hiệu quả công việc cao

Giới thiệu Bàn cắt giấy DSB TM-20

Bàn cắt giấy là thứ văn phòng phẩm vô dùng hiệu quả

Bàn cắt giấy đa năng DSB TM-20 được thiết kế nhỏ gọn với kích thước 460 x 220 x 90mm và cân nặng chưa tới 1 kg. Công nghệ sản xuất từ Đức rất dễ sử dụng và mang đến độ bền cao phù hợp với nhiều nhu cầu của người dùng

DSB TM-20 là loại bàn cắt giấy đa chức năng với đầu dao cắt giấy được tích hợp của 4 lưỡi dao cắt có thể cắt giấy với 4 loại hình cắt khác nhau như: cắt thẳng, cắt lượn sóng, cắt đứt nét và làm đường gấp. Ngoài ra bàn cắt giấy DSB TM-20 có thêm chức năng bo góc giấy, giúp bo những góc giấy tròn đẹp.

Chi tiết bàn cắt giấy DSB TM-20

Linh kiện quan trọng của Bàn cắt giấy DSB TM-20 là con lăn của bàn cắt giấy DSB TM-20 được thiết kế để cắt lên đến 4 - 5 tờ giấy, hình ảnh, tài liệu khổ A4, A5 trở xuống.

Thiết kế hợp lý và phương thức cắt dao xén cuộn của DSB TM-20 mang đến cho người dùng một chất lượng cắt giấy hiệu quả, chính xác và gọn gàng.

Ưu điểm của bàn cắt giấy DSB TM-20

- Bề mặt bàn cắt đa năng có thước đo giúp canh giấy chính xác hơn

- Đầu cắt đa năng: Cắt thẳng, cắt lượn sóng, cắt đứt nét, ấn gấp, bo góc.

- Thiết kế linh hoạt nhỏ gọn, thích hợp cầm tay

Hai điều cần lưu ý khi mua văn phòng phẩm

Hai điều cần lưu ý khi mua văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là loại công cụ không thể thiếu và đóng vai trò cực kì hữu ích cho công việc ở mọi văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên trên thị trường lại có rất nhiều đơn vị kinh doanh văn phòng phẩm khiến cho người mua bối rối, không biết nên chọn nhà cung cấp nào … Bài viết này sẽ giúp bạn chọn mua văn phòng phẩm chất lượng, với giá cả hợp lý giữa muôn vàn các nhà cung cấp trên thị trường.

Chọn mua văn phòng phẩm như thê nào ?

Chọn mua văn phòng phẩm có thương hiệu

Yếu tố đầu tiên cần lưu ý để chọn được sản phẩm tốt chính là lựa chọn và sử dụng những sản phẩm có thương hiệu trên thị trường dù mua văn phòng phẩm hay bất kì đồ dùng gì. Hiện có rất nhiều thương hiệu uy tín trong nước, mang đến những sản phẩm có mức giá khá phải chăng nhưng cũng rất chất lượng . Đây là các đơn vị uy tín trên thị trường và đã hoạt động rất nhiều năm trong ngành sản xuất và phân phối văn phòng phẩm. Chúng ta nên chọn những đơn vị uy tín này vì sản phẩm của họ đã được nhiều người công nhân, và quan trọng là với xuất xứ rõ ràng sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi sử dụng, giảm thiểu những tủi ro khi mua sắm.

Kiểm tra chất lượng, số lượng văn phòng phẩm khi mua

Ưu tiên đặt lên hàng đầu khi mua văn phòng phẩm không nên là giá cả mà là quy cách và chất lượng của sản phẩm như thế nào. Không nên quá đặt niềm tin vào những loại văn phòng phẩm giá rẻ vì chắc chắn chúng sẽ không đảm bảo chất lượng và có thể không đủ số lượng như quảng cáo. Quan trọng là khi nhận hàng, phải chú ý đến số lượng, quy cách đóng gói, chất lượng bên ngoài và bên trong sản phẩm, có đúng với những mặc hàng mình yêu cầu không hay có đúng với chất lượng mong đợi không. Nếu thấy có dấu hiệu không đảm bảo thì cần phải xem xét cho thật cẩn thận.